Proposal Proyek Business Letter

PROPOSAL PROYEK

BUSINESS LETTER

PT SANG HYANG SERI (PERSERO)

Kantor Regional III

Jl. Ciliwung No. 25 Malang

Disusun Oleh :

1. Dyah Putri Dewi                            (0932610057)

2. Istina Latifatul Ilmi                    (0932610023)

3. Jauharoh Sakinah                      (0932610001)

 

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MALANG

2010

 

LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL PROYEK

Object Observasi         :  “Business Letter”

Pada PT Sang Hyang Seri

 

Ketua Proyek

Nama                           :  Istina Latifatul Ilmi

NIM                            :  0932610023

Jumlah Anggota          :  2 Orang

Nama Anggota            :  Dyah Putri Dewi      (0932610057)

Jauharoh Sakinah     (0932610001)

 

Waktu pelaksanaan

Lama Kegiatan            : 9 Minggu

Dimulai sejak              : 20 Mei 2010

Lokasi Penelitian         : Jalan Ciliwung No. 25 Malang

 

Kami yang bertanda tangan dibawah ini, dengan ini menyetujui dilaksanakannya kegiatan tersebut.

 

Malang, 9 Juni 2010

Menyetujui,

Dosen Pembimbing Proyek,                                                                Ketua Pelaksana Proyek,

 

 

 

 

Drs. Joko Samboro Istina Latifatul Ilmi

NIP 131884453                                                                                  NIM  0932610023

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1 Latar Belakang

Komunikasi merupakan proses penyampaian isi pernyataan (massage) yang didasarkan dari motivasi tertentu seseorang kepada pihak lain. Komunikasi itu sendiri terbagi menjadi tiga bagian yaitu komunikasi secara lisan, tertulis dan isarat. Dan untuk mata kuliah proyek kali ini kami akan membahas komunikasi secara tertulis yaitu business letter/ surat- menyurat/ korespondensi.

Meskipun perkembangan alat komunikasi sangat pesat, namun keberadaan media surat tidak dapat dilupakan begitu saja. Bahkan media ini memegang peranan yang sangat penting dalam kehidupan kita sebagai media berkomunikasi. Tidak dapat dipungkiri bahwa dengan menjamurnya produk ponsel misalnya telah banyak menggeser media komunikasi lain, telegram misalnya. Orang lebih memilih menggunakan ponsel yang dirasa praktis dan efektif daripada menggunakan telegram. Namun untuk media surat hal tersebut tidak terlalu berlaku. Hal ini dikarenakan tidak semua hubungan dapat dijalin melalui media selain surat, hal ini berarti bahwa surat masih banyak digunakan dalam menjalin hubungan atau berkomunikasi.

Dalam dunia bisnis, media ini mengambil peranan yang sangat penting. Lihat saja, misalnya suatu perusahaan mulai dari perkenalan, penawaran dan lain-lain tidak lepas dari media surat. Dengan menggunakan media surat kita dapat dengan jelas menguraikan maksud yang hendak kita sampaikan kepada relasi atau calon relasi kita. Dan juga surat dapat dijadikan media pembuktian atas suatu transaksi atau perjanjian. Hal ini menunjukkan bahwa keberadaan media surat tidak bisa lepas begitu saja meskipun pesatnya perkembangan media komunikasi.

Guna memiliki dasar yang kuat dalam kiat surat-menyurat, maka kami perlu mengetahui cara penyusunan, prosedur surat-menyurat dan jenis-jenis surat yang digunakan dalam perusahaan.

1.2 Tujuan Proyek

Tujuan kami dalam observasi proyek yang berjudul Business Letter ini adalah :

1.      Memberi pelatihan untuk mengembangkan keterampilan mengamati dan mendokumentasikan semua aspek yang berkaitan dengan kegiatan korespondensi bisnis (business letter).

2.      Memberikan pengetahuan dan keterampilan komunikasi tertulis dalam bentuk surat.

3.      Mengetahui prosedur serta proses surat-menyurat dalam suatu perusahaan.

4.      Mengetahui macam-macam surat.

5.      Mengetahui cara pengiriman surat

6.      Mengetahui peralatan yang digunakan dalam pengiriman surat

1.3 Manfaat Proyek

@ Mengetahui jenis-jenis surat bisnis.

@ Mengetahui penanganan surat masuk atau keluar.

@ Mengetahui proses mengarsipkan surat bisnis.

@ Mengetahui cara menyusun surat bisnis.

@ Mengetahui istilah-istilah dalam surat-menyurat.

1.4 Ruang Lingkup Masalah

1.      Bagaimana bentuk – bentuk surat masuk dan keluar di PT Sang Hyang Seri?

2.      Bagaimana proses jalannya surat masuk dan keluar di PT Sang Hyang Seri?

3.      Macam surat yang terdapat di dalam PT Sang Hyang Seri?

4.      Bagaimana proses pengarsipan surat-menyurat di PT Sang Hyang Seri?

5.      Bagaimana cara menyusun surat bisnis yang baik serta istilah-istilah apa saja yang sering digunakan dalam menyusun surat-surat bisnis?

6.      Jenis-jenis surat apa saja yang ada di PT Sang Hyang Seri?

1.5 Kegunaan Proyek

1.5.1   Bagi Mahasiswa

Manfaat bagi mahasiswa dalam proyek ini antara lain :

1.      Dapat mengetahui kondisi sebenarnya mengenai kegiatan business letter di PT Sang Hyang Seri.

2.      Melatih keberanian dalam berinteraksi dengan perusahaan.

3.      Menambah wawasan khususnya mengenai business letter.

4.      Dapat membandingkan antara teori yang ada dengan kenyataan yang ada di lapangan.

1.5.2   Bagi Jurusan

1.        Membina hubungan yang baik antar Politeknik Negeri Malang dengan PT Sang Hyang Seri.

2.        Memberikan pelatihan untuk menghadapi Praktek Kerja Lapangan.

3.        Sebagai evaluasi dalam hal peningkatan Mahasiswa yang berpotensi.

1.5.3        Bagi Perusahaan

Sebagai bahan evaluasi bagi PT Sang Hyang Seri dalam peningkatan dan pengembangan kualitas kerja para pegawai dan peningkatan mutu pengelolaan surat menyurat dalam perusahaan.

 

 

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian dan Fungsi Surat

Menurut (Lamuddin Finoza, SS 1991:1) surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis pada selembar kertas ataupun berlembar-lembar.

Menurut (Halid Hasan 2005 : 1) diungkapkan : “Surat adalah alat komunikasi yang menggunakan sehelai kertas atau lebih dan disampaikan kepada orang lain baik atas nama pribadi atau organisasi”.

2.2 Kegunaan dan Peran Surat dalam Bisnis

Secara terinci guna surat bagi peseorangan dan organisasi dapat dirumuskan sebagai berikut:

a.       Alat komunikasi tulis

b.      Bukti tertulis yang otentik

c.       Alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan (arsip)

d.      Alat untuk mewakili persorangan dan mewakili organisasi (duta organisasi)

e.       Pedoman atau dasar untuk bertindak

f.       Keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam aktivitas tertentu

g.      Bukti historis dari suatu kegiatan sehingga surat dapat dipergunakan sebagai bahan riset bagi yang memerlukannya

Selain itu peran surat dalam bisnis adalah untuk menyampaikan maksud dari suatu pihak kepada pihak lain baik atas nama perseorangan (pribadi) atau atas nama jabatan dalam suatu organisasi.

(Sumber : Lamuddin Finoza, Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia, Diksi)

2.3 Syarat Surat yang Baik

Syarat surat resmi yang baik harus sesuai dengan kriteria sebagai berikut :

a.       Menggunakan kertas surat yang tepat dalam hal ukuran, jenis, dan warna, serta harus disesuaikan dengan jenis surat yang akan ditulis

b.      Menggunakan bentuk surat yang standar

c.       Menggunakan bahasa Indonesia yang baku

d.      Menggunakan gaya bahasa yang lugas (concise)

e.       Menggunakan bahasa yang jelas (clear)

f.       Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat (cortious)

g.      Menyajikan fakta yang benar dan lengkap (correct and complete)

h.      Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim, bahkan isi surat sedapat mungkin bebas dari singkatan

i.        Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum umum

(Sumber : Lamuddin Finoza, Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia, Diksi)

 

2.4 Macam-Macam Surat

2.4.1        Menurut Wujudnya

Ø  Surat bersampul

Ø  Kartu pos

Ø  Warkat pos

Ø  Telegram dan teleks

Ø  Memo dan nota

Ø  Surat tanda bukti

2.4.2        Menurut pemakaiannya

Ø  Surat pribadi ada 2 macam :

o   Surat pribadi yang bersifat prive

o   Surat pribadi yang bersifat resmi

Ø  Surat pemerintah

Ø  Surat niaga

Ø  Surat sosial

2.4.3        Menurut kegiatannya

Ø  Surat intern

Ø  Surat ekstern

2.4.4        Menurut banyaknya sasaran yang dituju

Ø  Surat biasa

Ø  Surat edaran dan surat pengumuman

2.4.5        Menurut isi dan maksudnya

Ø  Surat permohonan

Ø  Surat penuntun

Ø  Surat pesanan

Ø  Surat keterangan

2.4.6        Menurut sifatnya

Ø  Surat biasa

Ø  Surat konfidensial

Ø  Surat rahasia

2.4.7        Menurut urgensi penyelesaiannya

Ø  Surat biasa

Ø  Surat segera / ekspres

Ø  Surat kilat

 

2.5 Kesalahan yang Umum Pada Surat

Kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dalam surat-menyurat antara lain:

a.       Umumnya dalam surat bentuk resmi terdapat kesalahan dalam penempatan tanda baca, titik dua (:). Tanda baca titik dua umumnya tidak ditulis langsung setelah huruf terakhir notasi nomor, lampiran, hal/ perihal. Tanda titik dua harusnya ditempatkan langsung setelah huruf terakhir dari kata yang mendahuluinya.

b.      Tidak konsisten dalam penempatan notasi tembusan dan N.B. (Nota Bene). Posisi tembusan dan N.B. tidak satu margin dengan nomor, lampiran, dan hal/perihal. Seharusnya tenbusan dan N.B. ditulis pada marjin yang sama karena tembusan dan N.B. juga menurapakan notasi seperti halnya nomor, lampiran, dan perihal.

c.       Tidak praktis dalam pengetikan alamat tujuan dan rangkaian pengetikan bagian surat lainnya, yaitu salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, jabatan penandatangan, dan NIP. Sebagian besar instansi pemerintah mengharuskan pengetikan rangkaian bagian tersebut diatas secara centering. Padahal pengetikan demekian sudah jelas tidak efisien dan akan memperlambat selesainya surat.

 

2.6 Bentuk-Bentuk Surat

Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah tata letak dari bagian-bagian surat yang bertujuan untuk memberikan kesan menarik dank has bagi pembaca, di samping pertimbangan efisiensi dalam pembutan/pengetikan surat.

Menurut Sedarmayanti (1997 : 29) adapun bentuk surat yang paling sering digunakan dalam surat bisnis adalah:

1.        Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Semua bagian surat dimulai dari margin kiri yang sama.

2.        Bentuk Lurus (Block Style)

Hampir sama dengan bentuk lurus penuh kecuali pencantuman tanggal dan salam penutup berikut nama organisasi, nama penandatangan dan jabatan yang diketik kira-kira 5 ketukan dari margin tengah-tengah kertas. Sedang bagian lain deketik dari margin kiri.

3.        Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Hampir sama dengan bentuk lurus kecuali pengetikan setiap alinea baru dari suatu paragrap isi dimulai dengan memberikan jarak 5 ketukan (indent paragrap).

4.        Bentuk Bertakuk (Indented Syle)

Hampir sama dengan bentuk setengah lurus, hanya saja ada perbedaan pada tata letak penulisan alamat yang dibuat bertakuk.

5.        Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Style)

Hampir sama dengan bentuk setengah lurus, hanya saja ada perbedaan pada bentuk paragraf yang digunakan.

 

2.7 Bagian-Bagian Surat

Surat pada hakekatnya terdiri dari bagian-bagian yang membentuk suatu keutuhan pengertian sebagai sebuah surat. Menurut pendapat Halid Hasan (2005:1) bagian-bagian tersebut yang pada umumnya dikenal baik secara internasional maupun di Indonesia adalah sebagai berikut:

1.      Kepala Surat (Letterhead)

Biasanya kop surat (kepala surat) disusun dengan tata letak yang menarik terutama kepala surat perusahaan.kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi yaitu:

Ø  Nama organisasi atau lembaga

Ø  Alamat kantor pusat atau cabang

Ø  Nomor telephone

Ø  Nomor faksimile

Ø  Nomor kotak pos atau tromol pos

Ø  Alamat kawat

Ø  Lambang atau logo

2.      Tanggal Surat (Date)

Tanggal, bulan dan tahun harus disebutkan dengan lengkap. Apabila sudah ada kepala surat, nama kota tidak boleh dicantumkan, kecuali bagi surat pribadi yang kertsnya tidak memakai kepala surat.

3.      Nomor Surat (Letter Number)

Setiap surat resmi terutama yang dikirimkan keluar organisasi hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena berguna untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali dan untuk penunjukan sumber dalam hubungan surat menyurat.

4.      Alamat (Address)

Surat pada umumnya mempunyai dua alamat yaitu alamat di dalam surat (inside address) dan alamat pada amplop (outside address). Penulisan alamat selain berfungsi untuk menunjukkan nama dan alamat yang dikirimi surat juga berfungsi sebagai petunjuk guna menempatkan surat pada amplop yang tepat. Untuk efisiensi waktu, pencantuman nama dan alamat pada amplop biasanya dalam bentuk lurus dan harus lengkap seperti nama, jabatan, alamat, daerah, kota dan lain-lain.

5.      Salam Pembuka (Salutation)

Salam pembuka digunakan untuk memberikan penghormatan sebelum memulai berkomuniksi secara tertulis, terutama dalam surat niaga. Salam pembuka ini sangat diperlukan agar hubungan dengan relasi tetap harmonis. Kalimat yang paling sering digunakan adalah “Dengan hormat”.

6.      Perihal (Subject)

Perihal digunakan untuk menunjukkan hal pokok dari surat, agar dengan cepat mengetahui pokok permasalahan. Untuk surat niaga letaknya bervariasi yaitu sebelum penulisan alamat, sesudah alamat, dan setelah salam pembuka.

7.      Isi Surat (Body of the letter)

Untuk sebuah surat yang ideal, badan surat terdiri dari 3 bagian, yaitu:

§  Alinea pembuka

Alinea pembuka pada sebuah surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui masalah plkok surat.

§  Uraian isi (alinea transisi)

Alinea transisi berfungsi sebagai penghubung antara alinea pembuka dan alinea penutup. Bagian ini sering disebut juga dengan isi.

§  Alinea penutup

Alinea penutup berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok sudah selesai. Alinea ini bukan berisi rincian namun kesimpulan.

8.      Salam Penutup (Complementary Close)

Bagian ini digunakan untuk menutup surat secara formal. Salam penutup yang biasa digunakan adalah “Hormat kami”.

9.      Nama Organisasi (Organization Name)

Bagian ini menegaskan bahwa surat mewakili sebuah organisasi, bukan mewakili pribadi. Nama organisasi tidak perlu dicantumkan pada yang mempunyai kepala surat (halaman pertama). Namun untuk lembar ke dua dan seterusnya bagian ini perlu dicantumkan.

10.  Tanda Tangan (Signature)

Bagian ini untuk menunjukkan keabsahan surat. Dalam tradisi korespondensi Indonesia, yang boleh menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat.

11.  Identifikasi Penulis (Writers Identifiction)

Untuk menunjukkan penanggung jawab surat. Biasanya ditulis dengan memakai huruf capital atau hanya pada awal kata. Sering juga ditemukan penggunaan a.n. dan u.b. untuk menunjukkan penanggung jawab surat.

§  A.n. (atas nama)

Cara ini dipakai bila pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama. Pemberian kuasa harus sesuai dengan bidang tugas rutin dari pejabat yang diberi kuasa, kecuali untuk hal-hal yang bersifat khusus.

§  U.b. (untuk beliau)

Delegasi wewenang untuk beliau dipakai bila pendelegasian wewenang terdiri dua tingkat. Yang dimaksud pendelegasian dua tingkat adalah bila pejabat yang telah mendapat kekuasaan atas nama melimpahkan lagi wewenang untuk menandatangani surat kepada bawahannya. Pelimpahan ini harus sesuai dengan hierarki dan bidang tugas rutin pejabat yang diberi kuasa.

12.  Lampiran (Enclosure)

Untuk mengingat pengirim dan penerima surat, adanya suatu yang disertakan. Surat-surat niaga notasi lampiran diletakkan pada bagian bawah dan ditulis secara rinci.

13.  Tembusan (Carbon Copy)

Bagian ini menunjukkan bahwa copy surat juga dikirim kepada pihak lain, jika tembusan dikirimkan kepada beberapa pihak, urutkan secara alfabetis atau berdasarkan level jabatan.

2.8 Tujuan Surat

Setiap surat yang dibuat oleh suatu instansi atau perorangan bertujuan untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang apa yang hendak pengirim surat inginkan, atau bisa sebagai penyalur informasi yang dibutuhkan oleh penerima surat.

2.9   Wewenang Mengonsep Surat

Dalam Hal menyusun surat seorang Pimpinan melakukan berbagai cara:

1)      Penting dan Rahasia:

1)      Menyusun naskah sendiri

2)      Mengetik sendiri

3)      Menandatangani surat sendiri

2)      Penting dan Tidak Begitu Rahasia:

1)      Mendiktekan seluruh naskah surat

2)      Diketik oleh staff atau sekretaris

3)      Menandatangani surat sendiri

3)      Tidak Begitu Penting dan Tidak Begitu Rahasia

1)      Mendikte bagian-bagian tertentu saja

2)      Bagian lain dari naskah surat diserahkan staff atau sekretaris

3)      Menandatangani surat sendiri

4)      Tidak Begitu Penting

1)      Menjelaskan pokok-pokok surat saja

2)      Penyusunan naskah diserahkan pada staff

3)      Menandatangani surat sendiri

2.10 Bahasa Surat Bisnis

Menurut Halid Hasan (2005 : 12) diungkapkan bahwa : “Pada dasarnya seluruh jenis atau golongan surat harus memakai bahasa yang ringkas, tetapi jelas dan sopan, terutama untuk surat-surat niaga”. Pemakaian kalimat yang bertele-tele harus dihindari karena tidak efisien dan dapat menimbulkan salah pengertian serta dapat mengurangi rasa penghargaan dari penerima surat.

Agar dapat membuat surat dengan baik, harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.       Pemakaian bahasa dan tata bahasa yang benar terutama yang berhubungan dengan bahasa surat.

b.      Menyusun serta menguraikan pokok permasalahan secara teratur dengan mempergunakan kalimat-kalimat yang mudah dimengerti.

c.       Hindari singkatan yang tidak lazim.

d.      Menguasai penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat surat pada umumnya.

Surat digunakan orang atau lembaga untuk menyampaikan informasi yang berhubungan dengan kegiatan operasional lembaga.

Ciri-ciri bahasa surat adalah sebagai berikut:

a.       Jelas

Agar informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan tepat, bahasa yang digunakan harus jelas. Jelas tidak hanya dimengeri, tetapi juga bebas dari kemungkinan salah tafsir. Bahasa yang jelas tidak meragukan atau samar-samar sehingga dapat mengalihkan gagasan kepada pembaca tepat seperti yang dimaksud penulis.

b        Lugas

Lugas mempunyai makna praktis, cekatan dan cepat. Kata lugas jika diterapkan dalam penulisan kalimat berarti langsung menunjukkan persoalan, yang pokok-pokoksaja, tidak bertele-tele atau berbelit-belit, tidak menimbulkan penafsiran rangkap.

Cara pelugasan bahasa yang diperlukan dalam penulisan surat bisnis adalah:

-          Menghilangkan unsur-unsur yang mengaburkan gagasan.

-          Meluruskan pemakaian bahasa yang rancu.

-          Memutakhirkan peristilahan yang dipakai dalam bahasa surat bisnis.

-          Menempatkan tanda baca yang tepat.

-          Menarik dan sopan.

Bahasa yang menarik di sini ialah bahasa yang hidup dan mampu membangkitkan minat hidup pembaca. Bahasa yang menarik menghindari pengulangan kata yang menjemukan. Selain bahasa yang digunakan lugas dan jelas seperti yang telah diuraikan di atas, masih ada beberapa bahasa surat yang digunakan, antara lain:

a)      Bahasa yang umum

Ialah bahasa resmi yang memasyarakat, yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Selain strukturnya yang baku, ciri bahasa umum adalah pililhan katanya harus mengutamakan selera masyarakat umum, bukan selera sekelompok orang, apalagi selera pribadi. Bahasa umum adalah bahasa standar. Bahasa standar harus bebas dari dialek, slang, dan kata-kata prokem.

b)      Kata yang baku

Adalah kata yang dianggap paling benar ditinjai dari sei penulisan dan mengucapkannya. Pembakuna juga menyangkut pemilihan kata. Bila ada sejumlah kata yang sama artinya, maka harus ditentukan satu atau dua kata yang baku. Pembakuan diperlukan karena kata-kata bakulah yang dipakai dalam ragam resmi.

c)      Ungkapan tetap

Disebut juga ungkapan idiomatic adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata lebih yang berpola tetap. Susunannya baku dan permanen sehingga unsurnya tidak boleh dipertukarkan dan tidak boleh ditambah atau dikurangi.

d)     Pemakaian ejaan yang disempurnakan

Ejaan yang berlaku untuk bahasa Indonesia sekarang ini adalah ejaan yang disempurnakan. Adapun ruang lingkupnya meliputi:

e)      Penulisan huruf

Menyangkut penulisan huruf kapital dan huruf miring.

v  Huruf kapital dipakai pada:

-          Huruf pertama nama gelar, jabatan, pangkat, yang diikuti nama orang lain.

-          Huruf pertama nama bangsa, suku, dan bahasa.

-          Huruf pertama tahun, bulan, hari, peristiwa bersejarah.

-          Digunakan dalam singkatan nama gelar dan sapaan kecuali dokter.

v  Huruf miring

Dipakai untuk menuliskan nama buku, majalah dan surat kabar yang dikutip dalam karangan/surat, ungkapan asing atau bahasa daerah yang belum disesuaikan.

f)       Penulisan unsur serapan

Adalah unsur penyerapan dari bahasa asing yang sering menimbulkan masalah dalam penyerapan atau penulisan.

g)      Pemakaian tanda baca

Yaitu meliputi penggunaan tanda baca titik dan koma. Tanda baca titik dipakai untuk menyingkat satu kata, dua kata, tiga kata. Tanda koma dipakai untuk memisahkan dua kalimat setara, di belakang ungkapan penghubung antar kalimat serta penulisan alamat/nama tempat yang berurutan.

2.11Macam-Macam Surat Bisnis

Mernurut Lamuddin Finoza dalam bukunya Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia menyebutkan bahwa macam-macam surat bisnis antara lain :

1)      Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah Surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli. Dengan cara berkirim surat, penjual mengharapkan agar calon pembeli memberi sambutan yang baik sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menuju transaksi.

Informasi tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah:

  • Nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya.
  • Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai.
  • Pekerjaan/proyek yang pernah ditangani.
  • Harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual.

Khusus perkenalan kepada Instansi pemerintah, harus dilampiri Tanda Daftar Rekanan, Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

2)      Surat Permintaan Penawaran

Adalah surat yang membahas mengenai permintaan tentang harga dan keadaan barang. Untuk relasi yang sudah lama berhubungan dan sudah mengetahui kualitas si pengirim surat, penulisannya dibuat sesingkat mungkin. Yang penting apa yang diinginkan dapat dikemukakan dengan jelas. Sedangkan untuk relasi baru, surat yang dibuat sekaligus berfungsi perkenalan, sehingga hal-hal yang dapat meyakinkan calon relasi dapat juga dilampirkan/dikemukakan. Misalnya agar tidak menimbulkan kesalahan penafsiran, maka dalam surat permintaan penawaran perlu dijelaskan secara rinci mengenai:

  • Nama dan jenis barang
  • Ciri-ciri khusus
  • Harga satuan
  • Potongan
  • Cara pembayaran
  • Cara penyerahan
  • Garansi, service, dll

3)      Surat Penawaran

Adalah adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa. Disebut juga surat jual karena dibuat untuk menawarkan sesuatu, baik itu berupa barang ataupun jasa. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran (barang) adalah:

-          Jenis, tipe, dan merk barang yang ditawarkan.

-          Spesifikasi teknis dan mutu.

-          Syarat pembayaran.

-          Syarat penyerahan.

-          Sifat penawaran.

Penawaran barang dan jasa juga dapat dilakukan melalui surat bisnis yang berbentuk pengumuman, edaran, iklan dan lain-lain. Dalam bentuk pengumuman misalnya dapat disebarluaskan melalui berbagai penerbitan. Surat bisnis dalam bentuk edaran sebenarnya hampir sama dengan surat pengumuman, tapi lingkup penyebarannya lebih kecil, hanya terbatas pada lingkungan tertentu.

4)      Surat Pesanan

Adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu. Pesanan dilakukan apabila pembeli sudah menyetujui atau merasa cocok dengan kondisi barang/jasa serta segala persyaratan yang mengikutinya. Surat pesanan tergolong surat pembelian yang mempunyai kedudukan kuat. Karena itu isi suratnya biasanya cenderung sangat singkat.

Yang perlu dicantumkan dalam surat pesanan adalah:

-          Jenis, tipe dan merk barang yang dipesan.

-          Menyebutkan tanggal/nomor dari katalog atau brosur beserta kode barang pesanan, apabila keterangan mengenai barang diketahui dari katalog atau brosur.

-          Daftar barang yang dipesan secara rinci, apabila yang ingin dipesan lebih dari satu macam barang.

-          Cara dan waktu pengiriman.

-          Cara pembayaran.

5)      Surat Penerimaan Pesanan

Sudah lazim dalam perbisnisan untuk secepatnya membuat tanggapan atas pesanan yang diterima. Salah satu cara menanggapi adalah dengan mengirimkan surat penegasan/penerimaan pesanan (confirmation order). Isi surat biasanya menyatakan penghargaan dengan ucapan terima kasih atas pesanan yang diterima, harapan agar hubungan tetap berlangsung dan lain-lain. Pada surat penerimaan pesanan yang perlu dicantumkan adalah:

-          Tentang penerimaan pesanan dengan menyebutkan tanggal dan nomor surat pesanan.

-          Cara dan waktu pengiriman, dan cara pengepakan.

-          Pemberitahuan mengenai pengiriman faktur atau kuitansi.

-          Pemberitahuan mengenai uang yang sudah diterima, serta yang masih harus dibayar.

Manfaat dari surat penerimaan pesanan adalah :

-          Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual

-          Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual lain

-          Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang dipesannya tiba

-          Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain walaupun barangnya belum tiba

6)      Surat Penolakan Pesanan

Penjual terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu kepada pemesan. Jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama. Walaupun isi surat menyatakan penolakan, pengiriman suratnya jangan sampai tertunda. Hal ini termasuk salah satu pelayanan pihak penjual kepada calon pembeli.

Ada hal yang cukup menarik dalam surat penolakan ini. Kadang-kadang penjual dapat menyampaikan dua maksud yang sangat kontradiktif di dalam satu surat. Sambil menolak pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangya sejenis dengan barang yang dipesan. Jadi, dalam surat penolakan pesanan dapat terjadi adanya penawaran baru.

7)      Surat Konfirmasi

Berisi tentang pesanan yang meliputi nama barang, jumlahnya, harga dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan,cara pembayaran, dll.

8)      Surat Pengiriman Pesanan

Bila persyaratan jual beli telah disetujui oleh penjual dan pembeli, barulah penjual melaksanakan pengiriman pesanan. Dalam perdagangan besar yang pelaksanaannya memerlukan jangka waktu yang lama dan mempunyai tahapan, biasanya sebelum pelaksanaan pengiriman pesanan, terlebih dahulu dibuat surat perjanjian jual beli atau kontrak. Sedangkan dalam perdagangan biasa, surat pesanan saja sudah cukup menjadi dasar bagi penjual untuk melaksanakan pengiriman pesanan.

Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan dengan keterangan:

-          Keterangan order yang mana barang dikirim.

-          Jenis barang apa saja yang dikirim.

-          Dengan alat angkut apa barang dikirim.\

-          Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan itu.

Bila barang dikirim melalui perusahaan pengangkutan (darat, laut dan udara), harus ada surat muatan barang atau surat angkut barang. Nama surat angkut barang berbeda-beda sesuai dengan alat angkutnya, yaitu:

1        Surat jalan, bila diangkut dengan kendaraan darat.

2        Bill of Lading (B/L) atau konosemen, bila diangkut kapal laut.

3        Air Way Bill (AWB), bila diangkut kapal udara.

9)      Surat Penuntutan

Dibuat jika dalam bertransaksi ada satu pihak yang dirugikan. Pihak yang sering dirugikan adalah pihak pembeli.

Kasus yang mengakibatkan timbulnya penuntutan yaitu:

-          Barang tidak sesuai dengan pesanan.

-          Barang sangat terlambat tiba.

-          Barang rusak.

-          Barang atau jumlah barang berkurang.

-          Barang hilang.

-          Barang musnah karena kecelakaan.

Tuntutan akibat kesalahan di atas dapat berupa:

²  Minta ganti rugi sejumlah uang kerena kesalahan mutu atau karena pengiriman barang sangat terlambat.

²  Minta dikirim barang baru dengan ongkos angkut menjadi tanggungan penjual.

²  Minta potongan khusus (refaksi) karena kesalahan mutu.

²  Membatalkan pesanan.

10)  Surat Penagihan

Adalah surat yang berisi penagihan atau peringatan dari kreditur kepada debitur agar debitur membayar hutangnya. Surat penagihan hendaknya dibuat dengan bahasa yang sopan karena penyebab tidak membayarnya debitur bermacam-macam dan jangan sampai adanya surat penagihan dapat merusak hubungan yang sudah terjalin dengan baik.

Surat penagiahan dibuat secara bertingkat sesuai dengan tingkat/lama keterlambatan pembayaran hutang dan tingkat ancaman dari kreditur.

11)  Daftar Rincian Barang

Isinya :

-          Kode atau nomor peti

-          Isi peti

-          Ukuran peti

-          Berat barang

Guna daftar rincian barang :

-          Untuk mengetahui isi peti

-          Untuk dicocokkan dengan faktur

-          Untuk memudahkan mengenali barang

-          Untuk memudahkan menghitung ongkos angkut

-          Untuk mem[erlancar proses pengangkutan barang

12)  Surat Pengantar Barang

Isinya :

-          Nama barang

-          Banyaknya barang

-          Kendaraan pengangkut

-          Keterangan lain yang dirasa perlu

13)  Surat Penuntutan ( Claim )

Kasus yang mengakibatkan timbulnya penuntutan :

-          Barang tidak sesuai dengan pesanan

-          Barang sangat terlambat

-          Barang rusak

-          Jumlah barang berkurang

-          Barang hilang

-          Barang musnah

 

2.12 Pengiriman Surat Bisnis

Komunikasi hakekatnya adalah penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima baik secara langsung atau tidak langsung (menggunakan media). Media komunikasi sangat beragam dan penggunaannya sangat ditentukan oleh kebutuhan. Media komunikasi juga sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi. Oleh karena itu, pengetahuan dan pemahaman terhadap perkembangan teknologi sangat diperlukan agar komunikasi yang dilakukan lebih efektif.

Surat dapat sampai ke tangan penerima melalui beberapa metode, yaitu:

a)      Penggunaan Kurir

Kurir adalah seorang karyawan atau pegawai instansi atau perusahaan yang mempunyai tugas utama mengantarkan surat kepada tujuannya. Cara ini dapat dilakukan biasanya pada wilayah yang terbatas, misalnya wilayah kota.

b)      Pengiriman Via Pos dan Jasa Pengiriman Lainnya

Kantor pos dan perusahaan jasa pengiriman lainnya dapat juga digunakan sebagai sarana pengiriman surat kepada tujuannya.

c)      Penggunaan Facsimile

Facsimile merupakan alat yang digunakan untuk mengirimkan dokumen atau lebih mudahnya alat ini bisa kita sebut mesin foto copy jarak jauh. Artinya mesin ini dapat menghasilkan foto copy di tempat facsimile lain berada. Antara fax yang satu dengan lainnya terhubung dengan sambungan telepon. Adapun prosedur pengiriman surat melalui facsimile:

  • Siapkan surat yang akan dikirim melalui facsimile
  • Nyalakan facsimile
  • Letakkan surat yang akan dikirim (biasanya menghadap ke bawah)
  • Tekan no fax tujuan. Bila antar kota (interlokal) perlu kode wilayah
  • Apabila terdengar tanda bahwa fax siap dikirim tekan tombol start
  • Apabila dokumen sudah terkirim, tunggulah report yang akan tercetak pada mesin fax.

d)     Pengiriman Email

Email adalah sebuah fasilitas pada komputer dengan jaringan internet yang dapat digunakan untuk mengirimkan dokumen (surat) kepada pihak penerima. Pada email terdapat kolom-kolom isian sebagai berikut:

@ To              : diisi dengan alamat email yang dituju.

@ From          : tercetak secara otomatis (alamat email kita).

@ Subject      : perihal surat.

@ Cc              : diisi dengan alamat email orang yang akan mendapat

tembusan surat kita.

@ Bcc            :diisi dengan alamat email orang yang akan mendapat tembusan surat kita, dengan alamat tidak akan tercetak pada surat yang deterima orang pertama.

@ Date          : tanggal (tercetak secara otomatis).

 

2.13Istilah-Istilah Bisnis Yang Digunakan Dalam Surat-Menyurat

2.13.1 Istilah dalam Penyerahan Barang

a)      Loco gudang, artinya penjual menyerahkan barang-barang, dalam keadaan belum dibungkus/dipak atau ditimbang. Jadi pembeli harus mengambil sendiri di gudang.

b)      Perangko gudang pembeli, artinya ongkos-ongkos sampai barang-barang dalam gudang pembeli ditanggung oleh penjual.

c)      Eks gudang, artinya barang diterimakan di gudang penjual, tetapi ongkos-ongkos pengepakan, penimbangan ditanggung oleh penjual.

d)     F.O.S (Free on Station) atau perangko stasiun, artinya ongkos angkutan sampai barang itu distasiun ditanggumg oleh penjual.

e)      F.O.B (Free on Board), artinya ongkos barang sampai dimuat di atas kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos pengangkutannya ditanggung oleh pembeli.

f)       C&F (Cost and Freight), artinya ongkos pengangkutan sampai barang-barang di atas kapal ditanggung oleh penjual.

g)      C.I.F (Cost Insurance and Freight), artinya semua ongkos yang diperlikan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal ditanggung oleh penjual.

2.13.2    Istilah dalam Pembayaran

a)      C.O.D (Cash on Delivery), artinya pembayaran dilakukan pada saat penyerahan barang.

b)      C & C (Cash and Cary), artinya harga barang dibayar dahulu baru barangnya diterima.

 

2.13.3  Istilah dalam Potongan Harga

a)      Discount/korting, artinya potongan harga yang diberikan kepada pembeli untuk [embelian dalam jumlah besar.

b)      Kontan atau tunai, artinya potongan harga yang diberikan kepada pembeli untuk barang-barang yang dibayar kontan, sedangkan menurut perjanjian harus dibayar beberapa waktu kemudian.

c)      Rabat, artinya potongan harga yang diberikan kepada pembeli karena barang akan dijual lagi dengan harga yang sama. Jadi rabat sebagai keuntungannya.

d)     Rafaksi, artinya potongan harga yang diberikan berhubung ada kesalahan, misalnya tentang barang yang dikirimkan.

2.13.4    Istilah dalam Potongan Rabat

a)      Tarra, artinya potongan berat kotor (bruto) dari barang berhubung adanya pembungkusan atau pengepakan. Berat bruto dikurangi tarra untuk netto.

b)      Ekstra tarra, artinya potongan berat barang berhubung adanya pembungkusan atau pengepakan yang luar biasa. Misalnya, peti-peti yang memakai band-ijzer.

 

2.13.5    Beberapa Singkatan Penting yang Banyak Digunakan dalam Surat-Menyurat

a)      A/C           : Account Current

b)      acc             : accord = setuju

c)      B/L            : Bill of Lading (konsumen) = surat muatan kapal

d)     COD         : Cost and Delivery = pembayaran pada saat penyerahan barang

e)      C/O           : Care Of = dengan alamat (d.a)

f)       C.Q           : Casu Qou = dalam hal ini

g)      D/O           : Delivery Order = surat penyerahan barabg (pengeluaran dari gudang)

h)      do              : ditto = idem

i)        ddo            : de dato = tertanggal

j)        EZP           : Economische Zaken Prijs = harga resmi

k)      Ic               : in case (in casu) = dalam hal ini

l)        Ltd                        : Limited = perseroan terbatas

m)    M/S           : Machineship = kapal motor

n)      NB                        : Nota Bene = perhatian, catatan

o)      PO BOX   : Post Office Box = kotak pos

p)      PS              : Postscript (catatan) = NB = Nota Bene

q)      p/a             : per alamat

r)       pf               : pour feliceter = ucapan selamat

s)       pr               : pour remersier = perhatian/catatan

t)       PP              : per procuration = yang diberi kuasa

u)      PTO           : Please Turn Over = lihat sebelah

v)      QQ                        : Qualitate Quo = karena jabatan (selaku)

w)    R/C            : Rekening Current = rekening giro di bank

x)      S/S             : Steamship = kapal uap

y)      S E & O    : Save Error and Ommissions = jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki

z) E & O E    : Error and Ommissions Excepted

aa)   ZOZ          : Zie Ommezijde = lihat di sebelah

 

2.14 Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Sistim Buku Agenda

Sistem-sistem yang sudah biasa dikenal, yaitu:

1.      Sistem tradisional, termasuk dalam system ini adalah system buku agenda dan system kaulbach (system kartu korespondensi)

2.      System pola baru modern, atau dikenal dengan nama system kartu kendali.

 

2.14.1 Prosedur Surat Masuk

Langkah-langkah pengurusan surat-surat masuk pada umumnya dilakukan sebagai berikut:

a)      Penerimaan

Tugas peneriamaan surat dilakukan dengan cara :

1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim

3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya

4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

b)      Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :

1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.

2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam: surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3)      Memisahkan surat-surat yang memelurkan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan sebagainya. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.

Lajur-lajur untuk buku penerimaan Surat Tercatat/Terdaftar, Rahasia, Pribadi, Kilat dan Wesel Pos

Diterima Dari Untuk Jenis Surat
Tgl. Jam Nama Alamat Bagian Nama
             

 

 

 

 

 

 

 

c)      Pencatatan, tugasnya:

1)      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat, dengan cara menggarisbawahi kata-kata/ kalimat yang dianggap penting.

2)      Pemeriksaan lampiran-lampirannya.

3)      Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong dibagian atas/bawah halaman pertama surat.

Bentuk stempel agenda (ukuran 3 x 6,5 cm)

AGENDA BAGIAN ARSIP

Tgl. Diterima               : ……………………………

No. Agenda                : ……………………………

Tgl. Diteruskan           : ……………………………

Tanda tangan              : ……………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Daftar lampiran surat yang hilang

No Surat Untuk Lampiran yang hilang Keterangan
Tanggal Nomor
 

 

 

 

         

 

Daftar lampiran yang dikirim dengan pos tersendiri

No Dari Surat Untuk Lampiran yang hilang Keterangan
Tanggal Nomor
    Jenis Tgl. Terima
 

 

 

 

           

 

 

 

 

 

Daftar lampiran surat berharga

No Dari Surat Untuk Jenis lampiran Keterangan
Tanggal Nomor
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4)      Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (Mail Clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Dalam prakteknya dikenal dua macam bentuk Buku Agenda, yaitu buku agenda tunggal dan buku agenda kembar/ganda. Buku agenda tunggal adalah buku pencatatan tentang semua surat masuk yang diterima dalam bentuk satu buku/daftar penerimaan harian surat-surat masuk. Buku agenda kembar adalah buku pencatatan tentang surat-surat masuk yang diterima di kantor dan surat-surat keluar dikirim oleh kantor, dalam bentuk digabungkan menjadi satu buku.

Buku Agenda Tunggal

Tgl. Terima No. Agenda Terima dari Tgl. Dan No. Surat Masuk Isi Surat Lamp. Diteruskan ke Ket.
         

 

 

 

 

     

 

Buku Agenda Kembar

Nomor Tanggal Dikirim Kepada Isi Surat Lampiran Ket.
       

 

 

 

 

   

 

d. Pengarahan dan Penerusan

Surat-surat yang perlu di proses lebih lanjut diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

1)      Surat masuk harus disertai/dilampiri lembar disposisi (action slip) oleh sekretaris/ kepala tata usaha.

2)      Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

3)      Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris/kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses sesuai dengan disposisi.

4)      Apabila pimpinan menganggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui beberapa pejabat/kepala bagian, maka sekretaris atau petugas pengarah surat dapat menyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut lembaran beredar (routing slip).

 

 

 

 

Contoh Routing Slip

Harap dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskannya kepada pejabat-pejabat tersebut dalam daftar ini.

Surat no.          : 50/OM-P/X/94                      tanggal            : 05-5-1999

Dari/bagian      : Personalia

Dikirim kepada Hal tindakan Tanggal terima Tgl. Selesai/ diteruskan Paraf
Nama Bagian Mengetahui Jawaban/ Laporan Usul/ Saran
Setiawan

Susan

Hanry

Perdag.

Keu.

Log.

 

 

06-5-99

08-5-99

12-5-99

07-5-99

11-5-99

14-5-99

 
Dikembalikan lagi ke Bagian Personalia Tanggl 15-5-1999  

Malang, 5 Mei 1999

Kepala,

 

Ir. Budi Tjahyono.

 

Contoh Lembar Disposisi

Indeks  :                                                                           Rahasia    :

Penting    :

Biasa       :

 

Kode   :                                                                            Tgl. Penyelesaian :

 

Tgl./No        :

Asal             :

Isi Ringkas  :

 

Instruksi/Informasi : Diteruskan kepada:

1.

2.

3.

 

Sesudah digunakan harap segera kembali

Kepada  :

Tanggal  :

 

 

 

 

e. Penyampaian surat

Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah/ekspedisi. Tugasnya, yaitu:

1)      Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.

2)      Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

3)      Petugas pengarahan/ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

Contoh Buku Ekspedisi (Intern)

No. Urut Tgl. Surat Nomor Surat Dikirim kepada Nama Penerima Paraf dan tgl. Terima
           

 

 

 

 

 

 

 

f. Penyimpanan berkas/arsip surat masuk

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1)      Meneliti tanda-tanda

2)      Mengindeks

3)      Member kode dan menyortir

4)      Menyimpan ke dalam folder (map) tertentu

5)      Menata arsip

Dari uraian tentang prosedur surat masuk tersebut di atas, dapatlah dijelaskan dengan memperhatikan skema arus pekerjaan sebagai berikut :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Sumber : Surat Menyurat Jilid 2, 1996, SETI-AJI, Surakarta)

2.14.2 Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain, atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbale balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.

a)      Pembuatan konsep surat (draft)

1)      Konsep dibuat oleh sekretaris/ Kepala Tata Usaha dengan menggunakan blangko lembar konsep yang biasanya berbentuk folio ganda.

2)      –     Dalam membuat konsep surat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

-          Bersifat dinas

-          Obyektif

-          Ringkas dan jelas maksudnya

-          Sopan dan ramah bahasanya

-          Seragam bentuknya

-          Dan rapi dalam pengetikannya

3)      Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Sebagai tanda persetujuannya atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.

4)      Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregistrasikan (dicatat) untuk member kode/nomor surat. Kode/nomor surat diperoleh dari petugas verbalis

b)      Pengetikan

1)      Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan telah memperoleh kode/nomor surat, diserahkan kepada unit pengetikan/penggandaan.

2)      Kepala unik pengetikan harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui koreksi kesalahan.

c)      Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatanganinya.

d)     Pencatatan

1)      Net surat yang telah ditandatangani, dicap, dan disertai kelengkapan lainnya (lampiran, amplop) menjadi surat dinas resmi.

2)      Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis. Buku verbar ialah buku agenda yang khusus dipakai untuk mencatat surat-surat dinas resmi keluar.

3)      Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap untuk dikirim. Dengan mempergunakan Buku Ekspedisi Intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (ekspedisi).

 

 

 

Contoh Buku Verbal

No. Urut No. Verbal Tgl. Surat Tgl. Dikirim Dikirim Kepada Verbal/ Pokok Surat Hub. Dengan surat terdahulu Cat.
Nama/ Instansi Alamat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
             

 

 

 

   

 

Contoh Lembar Konsep

(1)   Verbal No :

(2)    Dikerjakan oleh :                                                  (7) Diketik oleh :

(3)   Diperiksa oleh :                                                     (8) Ditaklik oleh :

(4)   Diteruskan oleh :                                                   (9) Diterima di penerimaan surat

(5)   Unit yang bertanggung jawab                                    keluar tgl :

Tentang materi                                                      (10) Dikirim oleh :

(6)   Diterima dipenerimaan konsep                           (11) Dimajukan lagi tgl :

Surat tanggal

(12) Pokok surat :

 

(13) Nomor surat :                                                    (14) Tgl. :

(15) Lampiran  :

(16) Keterangan :

(17) Peringatan :

 

(18) Ditetapkan/Disetujui :

(19) Setelah selesai, konsep dikembalikan kepada :

 

 

Catatan :

-          Lembar konsep berukuran folio ganda

-          Lembaran kedua dipergunakan untuk penulisan konsep surat

e. Pengiriman Surat Keluar

Pengiriman surat-surat keluar terbagi dalam dua bagian, yaitu pengiriman surat keluar intern dan pengiriman surat keluar ekstern.

Contoh Buku Ekspedisi (Ekstern)

Tanggal Nomor Dikirim Kepada Nomor Surat Tanda Tangan/ Paraf
     

 

 

   

Urusan Ekspedisi melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :

1)      Mencatat surat-surat yang telah siap akan dikirimkan dengan cermat dalam Buku Ekspedisi. Untuk surat-surat keluar yang disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern. Untuk surat-surat keluar yang akan dikirim keluar kantor dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.

2)      Menyelenggarakan kelancaran pengiriman/penyampaian surat-menyurat agar komunikasi dapat berjalan lancer. Termasuk dalam tugas ini ialah meneliti kelengkapan surat yang akan dikirim, membubuhkan stempel (cap) kantor pada surat dan amplop, merekatnya, menempelkan prangko, menimbang, dan sebagainya.

3)      Pelaksanaan penyampaian dan pengiriman surat-surat keluar dilakukan oleh kurir/petugas ekspedisi.

4)      Kurir mengantar surat ke kantor pos dapat sekaligus mengambil surat-surat yang ada di kotak pos.

5)      Pengiriman surat-surat melalui pos harus memakai Buku Pos Tercatat, yang bentuk lajur-lajunya dapat dibuat seperti berikut :

Contoh Buku Pos Tercatat

Nomor Urut Nomor Surat Tujuan Surat Dinas Dikirim dengan kilat/ khusus/ biasa Cap pos setempat
(1) (2) (3) (4) (5)
         

 

 

 

f. Penyimpanan Berkas/ Arsip Surat

Surat-surat yang telah selesai diproses atau ditanggapi dan pertinggal (alas) surat-surat keluar yang telah dikirimka, untuk sementara disimpan oleh sekretaris (urusan arsip), karena berkas tersebut masih bersifat dinamis.

Arus Prosedur Surat Keluar

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.15 Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

2.15.1 Pengurusan Surat Masuk Dengan Sistem Kartu Kendali

Kartu kendali adalah kerta tipis yang berukuran 10 x 15 berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan keluar serta untuk mengendalikan surat.

Kolom-kolom dalam kartu kendali antara lain :

a.       Kolom indeks yaitu kolom untuk menuliskan kata tangkap sebagai petunjuk utama surat

b.      Kolom tanggal yaitu kolom untuk mencantumkan nomor urut surat huruf  M untuk surat masuk dan huruf K untuk surat keluar

c.       Kolom nomor urut yaitu kolom untuk mencatat nomor urut surat

d.      Kolom huruf M/K yaitu huruf M untuk surat masuk dan huruf K untuk surat keluar

e.       Kolom kode yaitu kolom untuk menulis kode klasifikasi arsip

f.       Kolom isi ringkas yaitu kolom untuk ringkasan isi surat

g.      Kolom lapisan yaitu kolom yang diisi dengan keterangan mengenai jumlah dan jenis lampiran yang menyertai surat

h.      Kolom dari yaitu kolom untuk mencatat dari mana asal surat itu dating

i.        Kolom kepada yaitu kolom untuk mencatat kepada siapa surat itu ditujukan

j.        Kolom tanggal yaitu kolom untuk mencatat tanggal surat

k.      Kolom nomor yaitu kolom untuk mencatat nomor surat

l.        Kolom pengolah yaitu kolom untuk mencatat pejabat pengolah

m.    Kolom paraf yaitu kolom untuk paraf penerima surat

n.      Kolom catatan yaitu kolom untuk mencatat keterangan lain yang dianggap perlu

Contoh lembar kartu kendali

INDEKS Tgl. :

No. Urut :

M/K  Kode
Isi Ringkas    :
Lampiran      :
Dari              : Kepada           :
Tanggal        : No. Surat        :
Pengolah      : Paraf           :
Catatan        :

 

Penangan surat dengan kartu kendali dapat dibedakan atas 3 macam, yaitu :

a.       Surat penting, yaitu semua kartu di dalamnya memuat masalah-masalah pokok yang dapat mempengaruhi berhasil atau tidaknya tercapai tujuan

b.      Surat biasa, yaitu surat rutin yang isinya singkat dan tidak perlu disimpan lama

c.       Surat rahasia, yaitu surat tertutup yang langsung ditunjukkan kepada orang yang ditunjuk dengan pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup

 

2.15.1.1            Prosedur Surat Masuk Penting

1)   Penerima surat

Penerima surat bertugas :

U  Penerima surat memeriksa kebenaran alamat

U  Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang ditujukan

U  Mengelompkkan surat terbuka dan tertutup

U  Membuka surat

U  Pembubuhan stempel

2)      Pencatatan Surat

Pencatatan surat tugasnya mencatat surat dalam kartu kendali, terdiri dari 3 lembar yaitu warna merah muda, kuning, dan putih lalu diteruskan kepengolah.

3)      Pengarah Surat

Pengarah surat berfungsi :

U  Menentukan arah surat ke unit surat itu disampaikan

U  Memisahkan surat untuk pimpinan dengan yang langsung ke unit pengolah. Untuk pimpinan berisi tentang masalah kebijakan dan untuk mengolah adalah surat yang bersifat rutin.

Pengarah surat bertugas :

U  Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali (dari pencatat surat)

U  Mengontrol kebenaran isian kartu kendali dan mengisi kolom kode masalah atau indeks serta pengolah dikosongkan oleh pencatat (dikawatirkan pencatat tidak dapat mengisi kolom tersebut dengan tepat)

U  Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah atau lembar 2 dan lembar 3) diteruskan ke unit pengolah

U  Kartu kendali (putih/lembar 1) disimpan oleh pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai alat pengendali surat catatan

Catatan : kartu kendali (putih atau lembar 1) setelah ditumpukkan selama 1 tahun dijilid dan fungsinya adalah sebagai “buku agenda”dalam system lama.

4)      Unit Pengolah

Unit pengolah (unit kerja) terdiri atas :

U  Pimpinan unit pengolah;

U  Tata usaha unit pengolah;

U  Pengolah surat sesuai dengan disposisi dari pimpinan

a)      Pimpinan unit pengolah bertugas :

²  Menulis disposisi atau instruksi pada lembaga disposisi yang telah disediakan oleh petugas tata usaha

²  Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi

5)      Tata usaha unit pengolah bertugas :

²  Menerima kartu kendali (kuning dan merah atau lembar 2 dan lembar 3)

²  Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf kartu kendali kuning dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat)

²  Kartu kendali (merah lembar ke 3) disimpan untuk sementara oleh tata usaha unit pengolah, kemudian surat yang dilengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan

6)      Petugas atau pelaksana tugasnya :

²  Menerima surat beserta lembar disposisi

²  Memproses surat sesuai dengan instruksi pimpinan

²  Mengembalikan surat ke tata usaha unit pengolah. Surat disampaikan ke penata arsip.

²  Kartu kendali warna merah ditukarkan dengan kartu kendali warna kuning sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses.

7)      Penata Arsip

Penata arsip bertugas :

Ø  Menerima kartu kendali (kuning atau lembar 2) yang telah diparaf oleh petugas tata usaha dan menyimpan dalam kkotak kartu kendali

Ø  Menerima surat yang telah diproses dari tata usaha dan menukarkan kendali lembar 2 dengan kartu kendali lembar 3

Ø  Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode

Ø  Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali

2.15.1.2       Surat Masuk Biasa

Tugas pencatat dalam surat biasa adalah :

1)      Mengumpulkan surat biasa selama 1 atau 2 hari mencatat dalam lembar pengantar rangkap dua

2)      Menyerahkan surat dan dua lembar pengantar kepada unit pengolah

3)      Menyimpan lembar pengantar 1 setelah diparaf unit pengolah

Unit pengolah tugasnya :

1)      Menerima surat dan member paraf pada lembar pengantar

2)      Menyimpan lembar pengantar 2

3)      Menyerahkan lembar pengantar 1 kepada pencatat di unit kearsipab

4)      Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat kepada pengolah atau pelaksana

2.15.1.3            Surat Masuk Rahasia

Surat masuk rahasia dicatat ke dalam lembar pengantar rahasia rangkap 2 disampaikan langsung kepada alamat yang dituju dalam keadaan tertutup.

2.15.2    Pengurusan Surat Keluar Dengan Kartu Kendali

2.15.2.1            Pengurusan surat penting keluar dengan kartu kendali

1)      Unit pengolah

Tugas tata usaha unit pengolah :

@ Mengisi kartu kendali rangkap 3

@ Kartu kendali lembar 3 ditinggal di tata usaha unit pengolah

@ Kartu kendali putih dan putih dan kuning atau lembar 1 dan 2 beserta surat asli dan tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan)

2)      Pencatat

Tugas pencatat adalah :

@ Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali

@ Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul/amplopnya dan diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya

@ Kartu kendali lembar 1 disampaikan ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu control

@ Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali lembar 2 yang telah diparaf dan dikembalikan ke unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat

@ Kartu kendali lembar 2 tadi akhirnya diserahkan ke penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat

3)      Pengarah

Tugas pengarah adalah :

@ Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian indeks dank ode

@ Menyimpan kartu kendali dan meneruskan surat asli, tindasannya. Kartu kendali 2 dan 3 diteruskan ke petugas pengurus surat

4)      Pengirim

Pengirim tugasnya :

@ Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali 2 dan 3

@ Member cap pada surat asli dan tindasan

@ Melipat surat asli kemudian dimasukkan ke dalam amplop, tindasan dan kartu kendali 2 diteruskan kepada penata arsip

5)      Penata

Penata, tugasnya menerima kartu kendali yang sudah diparaf oleh unit pengolah (kartu kendali 2), kartu kendali 3 disimpan. Dan kartu kendali 2 diserahkan kembali kepada unit pengolah.

2.15.2.2            Surat Keluat Rahasia

Untuk memproses surat keluar rahasia perlu lembar pengantar dua lembar. Caranya, yaitu sebagai berikut :

1.      Surat rahasia tidak diketik oleh petugas TU atau sekretaris, tatapi dibuat dan diketik oleh pihak yang bersangkutan, kemudian diberi cap dan nomor oleh unit pengolah.

2.      Disampul dan disertai 2 lembar pengantar surat rahasia untuk diteruskan kepada bagian pengirim surat

3.      Petugas pengirim surat member paraf, lembar pengantar 1 diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan. Sedangkan lembar penganat 2 disimpan dibagian pengirim surat.

2.15.2.3            Surat Keluar Biasa

Untuk memproses surat keluar yang bersifat biasa atau rutin hampir sama dengan surat rahasia menggunakan 2 lembar pengantar surat biasa.

1.      Tugas unit pengolah :

@ Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar rangkap 2

@ Kemudian diteruskan kepada pencatat surat

2.      Pencatat tugasnya :

@ Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar

@ Diberi tindasan dan lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat

@ Lembar pengantar 1 disimpan sebagai bukti bahwa surat telah disampaikan

@ Memasukkan surat asli ke dalam amplop, disampaikan kepada bagian expedisi untuk dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.

(Sumber : Samsul Anwar,Drs. 1997. Kearsipan Jilid I. Titian Ilmu. Bandung)

 

 

BAB III

METODE PENELITIAN

Untuk menunjang kegiatan observasi, kami memerlukan teknik pengumpulan data yang paling tepat, valid dan reliable. Oleh karena itu kami menggunakan metode pengambilan data dimana data tersebut sangat berguna untuk pembuatan laporan.

3.1 Menentukan Badan Usaha

Badan usaha terdiri dari beberapa jenis, yaitu: PT, CV, Firma, Koperasi, dan PO. Kami memilih PT Sang Hyang Seri (Persero) yang terletak di Jalan Ciliwung No. 25 Malang sebagai bahan observasi kami.

3.2 Menentukan Metode Penelitian

3.2.1  Wawancara (interview)

Wawancara adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak yang bersangkutan untuk memperoleh keterangan yang diperlukan.

Dalam menginterview dalam observasi, peneliti harus menginterview kepada orang (pihak) yang mempunyai pengetahuan tentang cara penerimaan tamu perusahaan

3.2.2 Observasi

Metode Observasi pengamatan adalah suatu aktifitas peneliti melalui proses pengamatan secara langsung guna memperoleh data (informasi).

Dalam mengobservasi ini peneliti berperan serta dalam kegiatan perusahaan (Participant Observasi) misalnya berperan sebagai karyawan , mengamati bagaimana perilaku  karyawan dalam bekerja, semangat kerjanya, bagaimana hubungan antar karyawan satu dengan lainnya,karyawan dengan pimpinan dan supervisior

Dengan metode participant observation ini diharapkan data yang diperoleh akan lebih lengkap ,tajam dan sampai mengetahui pada tingkat makna dari setiap peilaku yang nampak.

3.2.3 Dokmentasi

Pengumpulan data dengan jalan memperoleh dokumentasi dan berkas-berkas perusahaan untuk melengkapi data-data yang sesuai dengan pokok bahasan.dikumpulkan dari obyek yang diteliti

3.3 Teknik Analisa Data

Dengan menggunakan metode analisa data deskriptif kualitatif yaitu dengan membandingkan antara data yang telah diperoleh dengan teori-teori yang telah ada dalam literature yang berhubungan dengan surat menyurat kemudian menyajikannya dengan memberikan gambaran sesuai dengan keadaaan yang ada.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Amis.M.S. 2004. Korepondensi Bisnis Ekspor Impor

Surat Menyurat Jilid 2. 1996. Seti-Aji.  Surakarta

Kearsipan SMK Jilid 1. 1994. Armico. Bandung

Anwar, Syamsul, Drs. Kearsipan Jilid 1. 1997. Titian Ilmu. Bandung

Mujiharto, Bambang. Membuat Surat-Surat Resmi dan Lamaran Pekerjaan

Macfoedz, Mahmud. 2002. Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis

Modul Citra. Melakukan Prosedur Administrasi

Finoza, Lamuddin. 1992.  Korespondensi Niaga.  Jakarta: Mawar Gempita.

Finoza, Lamuddin. 2009.  Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia Revisi 3. Diksi. Jakarta

 

About these ads
This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s